Antes de definir que es gestión de eventos será necesario definir que es un evento, sus tipos y sus características; Evento es una agenda, actividad o festival determinado que muestra, exhibe y celebra para conmemorar cosas importantes que se realizan en un momento determinado con el objetivo de comunicar mensajes a los visitantes.
Gestión de Eventos – Definición, Tipos y Características
El evento es una actividad que una organización lleva a cabo todos los días, meses o años al traer personas a un lugar para que obtengan información o experiencia importante y otros propósitos planificados por el organizador.
Las siguientes son definiciones y significados de eventos recopiladas de diferentes fuentes:
- Un evento es una exhibición, performance o festival con la condición de que haya organizadores, participantes y visitantes.
- Un evento es un evento realizado para comunicar un mensaje particular a la audiencia objetivo.
- Un evento es un ritual especial de cita, aparición o celebración que está definitivamente planeado para lograr objetivos sociales, culturales o comunes.
- Un evento es una actividad realizada para conmemorar cosas importantes a lo largo de la vida humana, ya sea individualmente o en grupos relacionados con las costumbres, la cultura, las tradiciones y la religión que se realizan con determinados fines e involucran al entorno comunitario que se realizan en ciertos tiempos.
Tipos de eventos
Existen cuatro tipos de eventos cuando nos referimos a la gestión de eventos: eventos de ocio, eventos culturales, eventos personales y eventos organizacionales. La explicación de cada uno de ellos es la siguiente:
Eventos de ocio
Es una categoría de eventos que se ha desarrollado mucho en actividades deportivas que tienen elementos de competencia y atraen a muchos visitantes.
Eventos personales
Actividades que involucran a familiares o amigos donde se puede decir que esta categoría de eventos es más simple. Un ejemplo de evento personal es la organización de una boda, etc.
Eventos culturales
Es una actividad que es idéntica a la cultura o tiene un alto valor social en el orden social. Con el rápido desarrollo y avance de la tecnología, también fomenta la implementación de eventos culturales empaquetados para que sean más atractivos y capaces de adaptarse a la situación y las condiciones de la era moderna para que se convierta en una composición impresionante y se mezclen y combinen.
Eventos Organizacionales
La forma de eventos que se llevan a cabo en los eventos organizacionales son actividades que se adaptan a los objetivos organizacionales. Los ejemplos de eventos organizacionales incluyen conferencias en un partido político, exhibiciones/exposiciones organizadas por una organización/empresa con los intereses de la organización/empresa.
En la gestión de eventos, según el tamaño y la escala de los eventos, se dividen en tres tipos: mega eventos, eventos medianos y mini eventos. La explicación de los tres eventos es la siguiente:
Mega eventos
En la organización de un evento que hace referencia a los criterios seguidos por los visitantes internacionales, regionales de al menos cinco países, número total de visitantes en función de la duración total de las actividades de más de un millón de visitantes, mayor inversión, mayores ganancias, gran impacto en la economía comunitaria y cobertura de los medios de comunicación en general. Los eventos que caen en esta categoría tan grande incluyen los Juegos Olímpicos, la Copa del mundo, el MTQ internacional.
Eventos medianos
Es un evento con eventos medianos que son visitados entre cien mil personas a un millón de visitantes, teniendo un impacto nacional.
Mini eventos
Es un evento con actividades a las que asisten menos de cien mil visitantes y locales.
La gestión de eventos también se clasifica según el tipo de evento realizado existen varios tipos de eventos, son los siguientes:
Días y semanas especiales
Una organización a menudo elige un determinado día o semana que se inaugura para sus objetivos y actividades organizacionales definidos oficialmente. Si esto se logra, entonces las diversas actividades que la organización ha planeado para este evento en particular ganarán la atención del público.
Exposiciones y espectáculos
Las exhibiciones y presentaciones de bienes y servicios que han captado el interés de la audiencia son una característica importante de la mayoría de los programas. Las ferias comerciales y profesionales, las ferias internacionales y las ferias locales y regionales ofrecen una variedad de lugares para la exhibición.
Reuniones y conferencias
Se realizan conferencias, convenciones y reuniones con líderes de opinión externos y líderes comunitarios, un ejemplo son las asambleas anuales y regionales de accionistas que brindan diversos foros para informar sobre la situación financiera de la empresa.
Las ceremonias de conmemoración de organizaciones empresariales y sociales crean una oportunidad para comunicar al público sobre los avances, presentaciones y aportes de la organización. El objetivo es fomentar un sentimiento de orgullo y confianza en el público.
Regalos especiales
Varios regalos especiales para empleados, accionistas, comerciantes o clientes son una buena oportunidad.
Casa Abierta
La jornada de puertas abiertas es un evento especial que se lleva a cabo a gran escala en varios programas de relaciones corporativas. Diversos públicos fueron invitados al evento que incluyó visitas a fábricas, exposiciones, filmaciones y otros.
Concurso
Varios concursos para consumidores, accionistas, empleados y comerciantes están contenidos en varios programas de relaciones públicas en varias organizaciones.
Desfiles y marchas
Los desfiles y marchas juegan un papel en los programas de relaciones comunitarias en algunas organizaciones.
Eventos comunitarios patrocinados
Las organizaciones industriales y sin fines de lucro y las fuerzas armadas patrocinan eventos de la comunidad local donde tienen los medios para informar sobre diversas actividades y ayudar al mejoramiento general de la sociedad, la educación, las actividades culturales, la salud, el entretenimiento y la juventud.
Organización patrocinada
Varias empresas patrocinan organizaciones y comunidades para mostrar buena voluntad por el apoyo de una empresa u organización.
Inauguración
La puesta en marcha de nuevas instalaciones y servicios presenta una importante oportunidad.
Características del evento
Para lograr una gestión de eventos interesante deben tener características en su realización, una planificación propia y tiende a tener diferencias o modificaciones en el camino. Las características de un buen evento son las siguientes:
Singularidad
La clave principal para el éxito de un evento es el desarrollo de ideas para que el evento tenga su propia singularidad (personalidad, autenticidad). Los eventos con diferentes colores no serán olvidados fácilmente por el público objetivo. La singularidad puede provenir de los participantes que participan, el entorno que los rodea, los visitantes del evento y otros tantos detalles que hacen que el evento sea único y diferente de los demás.
Caducidad
Lo que se entiende por caducidad es la posibilidad de una situación inesperada que no va de acuerdo al plan haga que el evento se arruine totalmente y que no sea satisfactorio. Si el evento no se planifica adecuadamente con posibles soluciones a problemas que puedan ocurrir, no se lograrán los objetivos que se desean alcanzar en el evento, mientras que si planificamos y prevenimos problemas que se puedan presentar durante la realización del mismo, entonces podremos reaccionar oportunamente y seguir con el evento adelante.
Recordación
Después de asistir al evento, lo que queda en la mente de los visitantes es la experiencia que obtuvieron al asistir al evento. Para los organizadores es un desafío cambiar la forma de servicios intangibles en algo tangible para que por pequeña que sea la forma utilizada en el evento pueda cambiar la percepción de los visitantes. Como el uso de audiovisuales de calidad que siempre serán recordados por los visitantes del evento.
Interacción personal
La interacción personal es una de las características importantes durante el evento. Los visitantes que acuden a un evento también tienen un papel importante en el éxito del mismo. Por ejemplo, la participación activa de la audiencia en un evento de concierto de música donde la audiencia participa cantando para que contribuya a la organización del evento.
Organización de eventos
La organización de eventos o gestión de eventos es una actividad organizada por una comunidad o institución que se gestiona de manera profesional, eficiente y efectiva desde la planificación, la implementación hasta la finalización de las actividades.
Un evento exitoso tiene cinco etapas importantes que deben ser consideradas, a saber: investigación, diseño, planificación, coordinación y evaluación. La explicación de las etapas de implementación del evento es la siguiente:
Investigar
En la gestión de eventos existen cinco preguntas (por qué, quién, cuándo, dónde, qué) que se pueden utilizar para decidir la realización de un evento, a saber: ¿por qué se debe realizar un evento?, ¿Quién es el público del evento para se realizará?, ¿Cuándo se realizará el evento?, ¿Dónde se realizará el evento? y ¿Qué se mostrará en el evento?.
Después de responder las cinco preguntas en el proceso de la gestión de eventos, se lleva a cabo un análisis DOFA (fortaleza, debilidad, oportunidad, amenaza) para obtener y garantizar que todas las etapas se ejecuten sistemáticamente.
Diseño
Las nuevas ideas pueden ayudar a crear actividades que estén de acuerdo con los objetivos de la gestión del evento que se pueden realizar mediante lluvia de ideas y mapas mentales. La creatividad debe ser fuertemente apoyada por el event manager (gestor del evento), porque al final el producto que se ofrece es arte creativo. La creatividad es lo principal en cualquier proceso de gestión de eventos.
La lluvia de ideas, el mapeo conceptual, las infografías, los folletos y el mapeo mental son actividades en las que todos los miembros se reúnen y presentan sus respectivas ideas que luego se conectan y construyen en una sola filosofía del evento que incluye aspectos financieros, sociales, culturales y otros aspectos importantes en la implementación de un evento.
La lluvia de ideas se centra en el tema y el concepto del evento, cómo está decorado y artístico, se presenta el entretenimiento, las estrategias de comunicación que se utilizarán, etc. En esta etapa también se realiza un estudio de factibilidad del evento para filtrar las ideas creativas que surjan. Este estudio de viabilidad presta atención al presupuesto, los recursos humanos y las condiciones políticas.
Planificación
La etapa de planificación es la etapa más larga en el proceso de gestión de eventos. Si las etapas de investigación y diseño se llevan a cabo correctamente, la etapa de planificación se puede llevar a cabo fácilmente. Sin embargo, si la investigación y el diseño no se han llevado a cabo correctamente, es muy probable que haya discrepancias en la etapa de planificación y se realicen cambios en el plan principal con un plan de reemplazo.
La etapa de planificación implica el uso de tres bases legales, a saber, tiempo, lugar y tempo. La previsión en la utilización de estas tres cosas afectará en gran medida el resultado del evento que se lleva a cabo.
Coordinación
La coordinación es la etapa que se lleva a cabo principalmente durante la implementación o ejecución en la etapa anterior, es decir, ejecutar un plan cuidadosamente formado. En esta etapa, el papel del administrador de eventos es muy importante, donde el administrador de eventos se enfrenta a muchas opciones que requieren la toma de decisiones para que una decisión se lleve a cabo de manera profesional para que tenga un buen impacto en el resultado del evento que se lleva a cabo.
Evaluación
La evaluación es la etapa en la que se realiza una evaluación del evento desde la primera etapa hasta que el evento ha sido completado. La valoración sobre la propia evaluación sirve como material de referencia para la organización de eventos similares que se realizarán a continuación.
La evaluación es un proceso de valoración, que mide la eficacia de las estrategias utilizadas en un esfuerzo por alcanzar los objetivos de la empresa. Los datos obtenidos de los resultados de la evaluación se utilizarán como análisis de situación en el próximo programa. Su objetivo es ver el éxito del evento y ver las fortalezas y debilidades del evento