La carta es una herramienta de comunicación escrita en una hoja de papel o de manera digital como medio de información y comunicación a otras partes, ya sea en nombre de personas u organismos que tienen requisitos especiales en forma de notación, uso de lenguaje distintivo e inclusión de una firma.
¿Qué es una carta?
Las cartas se definen como un medio de comunicación que tiene como objetivo transmitir una información sin tener que reunirse directamente con la persona en cuestión mediante la celebración de una comunicación escrita. Con una carta se espera que una persona, empresa u organización pueda transmitir información completa, adecuada y confiable.
Definición de carta
Las siguientes son definiciones de una carta que se han recopilado desde distintas fuentes:
- Una carta es una hoja de papel o más que contiene una conversación (material de comunicación) transmitida por una persona a otra, tanto en nombre de una persona como de una organización/institución/agencia.
- Las cartas son herramientas de comunicación escrita para transmitir mensajes a otras partes que tienen requisitos especiales, a saber, el uso de papel, el uso de modelos/formularios, el uso de códigos y notaciones, el uso de lenguaje distintivo y la inclusión de firmas.
- Una carta es una herramienta de comunicación escrita que se origina en una parte y se dirige a otra parte para transmitir información.
- Una carta es una herramienta de comunicación escrita o un medio para transmitir declaraciones escritas o información de una parte a otra.
- Las cartas son información escrita que se puede utilizar como herramienta de comunicación escrita hecha con ciertos requisitos.
El significado de una carta puede ser visto desde varios diferentes perspectivas:
- En cuanto a la naturaleza de su contenido: una carta es un tipo de ensayo explicativo porque en ella el remitente expresa la intención y el propósito o explica lo que piensa y siente.
- A juzgar por la forma de la narración: una carta es una conversación o diálogo escrito de un remitente al destinatario.
- A juzgar por su función: una carta es un medio de comunicación/información entre el remitente y el destinatario en forma de escrito en papel o de otra manera.
Función de una carta
Las cartas funcionan como una herramienta de comunicación escrita para transmitir mensajes o información de una parte a otra porque las cartas reflejan la imagen o la autoridad del remitente.
Las funciones de las letras son las siguientes:
- Las cartas como medio de comunicación (escritura).
- Carta como prueba.
- La carta como herramienta de documentación.
- Las cartas como testimonio histórico.
- La carta como herramienta de recordatorio.
- La carta como guía para actuar y tomar decisiones.
- Carta como certificado de seguridad.
- Carta como embajador o representante de la organización.
- Las cartas como herramienta simplifican la administración o archivo.
Específicamente las cartas tienen las siguientes funciones:
- Embajadores o coautores de cara al interlocutor. Por tanto, el contenido de la carta es un reflejo de la mentalidad del remitente.
- Un recordatorio o una herramienta de pensamiento porque las cartas se pueden archivar y se pueden volver a ver si es necesario.
- Lineamientos para la acción, como un decreto o carta de instrucción.
- Evidencia escrita auténtica, especialmente cartas de acuerdo.
- Documentos históricos, por ejemplo cartas de cambio en una agencia, jurídica, y administrativa.
- Herramientas para garantizar la seguridad, por ejemplo un certificado de circulación.
Principios y requisitos de una carta
Una buena carta debe ser objetiva no subjetiva, sistemática en la composición del contenido de la carta, concisa, clara (a quién, de dónde, sobre qué), completa en su contenido, educada, forma física atractiva.
En el uso de medios de papel, debe ser apropiado en cuanto a tamaño, tipo y color de acuerdo con la letra que se va a escribir, incluso las formas estándar de letras utilizan estilos de lenguaje educados y respetuosos que claramente no conducen a interpretaciones diferentes y directas de significado: Utilización de lenguaje simple, no prolijo y fácil de entender.
Los requisitos para una buena carta son los siguientes:
- La forma de la carta debe coincidir con el contenido.
- El lenguaje utilizado no debe ser grosero ni ofensivo y mantener buenos modales.
- Las oraciones en la carta deben cumplir con las reglas gramaticales correctas de la lengua española.
- El contenido de la carta es simple, eficiente, efectiva y directa pero cortés, mucho más fácil de entender e impresionante.
- Las cartas se escriben en una forma atractiva y se ordenan de acuerdo con las normas, para eso el escritor debe comprender las diversas formas de cartas que se utilizan.
- El uso de abreviaturas de uso común en la correspondencia.
- El uso de la puntuación y las letras mayúsculas en su lugar.
- Forma y físico interesantes (calidad del papel, forma de letra, membrete, etc.).
Existen diferentes principios que deben ser considerados en la elaboración de una buena carta de acuerdo con las condiciones antes mencionadas, son los siguientes:
Concisión: Esto significa que las letras deben ser cortas. Trate de usar la menor cantidad de palabras para expresar el significado que desea transmitir.
Claridad: Las letras deben ser claras, no ambiguas. Si el lector puede decir «¿Qué significa esto o aquello?», entonces la carta es menos clara.
Simplicidad: Las cartas son una herramienta para comunicarse con otras personas sobre un problema de la empresa. Las palabras simples transmitirán un significado más claro que las palabras largas y difíciles.
Cortesía: La redacción reflexiva, un enfoque lúdico y una escritura fluida marcan el tono de la carta.
Tipos de cartas
Las cartas se pueden clasificar en varios tipos según sus categorías, la explicación de cada categoría a continuación:
Tipos de cartas según su existencia
- Tipos de cartas como tarjetas postales: En concreto cartas escritas en un trozo de papel similar al cartón de 15 x 10 cm y utilización de color si corresponde.
- Tipos de cartas como postal privada: Es decir, una carta escrita en una hoja de papel que está diseñada de tal manera que otras personas no pueden leer el contenido de la carta como una carta de presentación.
- Tipos de cartas de presentación: Es una carta escrita en una hoja de papel (generalmente papel de tamaño A4) que se incluye en la carta de presentación/sobre. El tamaño de la carta de presentación es pequeño (10 x 15 cm) y portada larga (10 x 24 cm).
- Tipos de cartas memorándum y notas: Es decir, correspondencia utilizada internamente dentro de una oficina. Los memorándums y notas son cartas que contienen los principales temas escritos brevemente.
Tipos de cartas según su finalidad o contenido
- Tipos de cartas de notificación: Es decir, una carta cuyo contenido informa algo de información para que sea conocido por el destinatario de la carta.
- Tipos de cartas como una orden: Es una carta cuyo contenido ordena que el destinatario de la carta lleve a cabo algo.
- Tipos de cartas de solicitud: Es decir, una carta que contiene una solicitud o petición de algo, que va desde autor de la carta al destinatario de la carta. La petición o solicitud puede ser en forma de ítem, haciendo algo, o no haciendo nada.
- Tipos de cartas de advertencia: Es decir, una carta cuyo contenido recuerda o advierte por una acción realizada por el destinatario de la carta.
- Tipos de cartas de citación: Son cartas cuyo contenido es sobre una citación, un deseo o una orden para que el destinatario de la carta lleve a cabo lo que se espera, desea u ordena de parte del autor de la carta.
- Tipos de cartas de presentación: Es decir, una carta cuyo contenido explica algo que debe hacer o enviar el destinatario de la carta en la hoja de carta/enviar instrucciones y presolicitudes enviadas con ella (anexo).
- Tipos de cartas de decisión: Es decir, una carta cuyo contenido decide u ordena lo escrito en la carta enviada al destinatario de la carta.
Tipos de cartas según su contenido o importancia
- Tipos de cartas comerciales: En concreto, cartas utilizadas como medio para comunicar cuestiones comerciales entre empresarios o entidades comerciales en el ejercicio de sus actividades comerciales.
- Tipos de cartas oficial: Es una carta utilizada en el gobierno o agencias gubernamentales como medio de comunicación en el desempeño de actividades oficiales.
- Tipos de cartas sociales: Son cartas utilizadas por instituciones/agencias sociales como medio de comunicación para llevar a cabo sus actividades sin ánimo de lucro.
- Otra tipos de cartas: Es decir, una carta que puede usarse rápidamente para un interés repentino o debe realizarse en un movimiento rápido.
- Tipos de cartas personales: Son cartas utilizadas como medio de comunicación entre familiares o parientes. El contenido de las cartas personales trata sobre el parentesco y la amistad.
Tipos de cartas en función de la seguridad de su contenido
- Tipos de cartas ultrasecretas: Son cartas o documentos marcados con RHS y, en general, este código se usa en el entorno empresarial/organización/institución/individuo.
- Tipos de cartas confidenciales: Es decir, cartas cuyo contenido puede no ser conocido por nadie más que la persona cuyo nombre o cargo se indica en la dirección de la carta.
- Tipos de cartas ordinarias: Es decir cartas en general que pueden realizarse mediante postales, envíos postales o cartas selladas que se envuelven en sobres u otros medios. Si los contenidos son leídos por otras personas, no causará ninguna consecuencia mala o perjudicial para la persona en cuestión o la organización/funcionario en cuestión.
Tipos de cartas según la urgencia de entrega
- Tipos de cartas muy urgentes o express: Es decir, una carta que debe ser enviada y a la mayor brevedad debe ser conocida por el destinatario de la carta y obtener respuesta al contenido de la misma lo antes posible.
- Tipos de cartas urgentes: Es decir, una carta que necesita recibir una respuesta del destinatario de la carta con respecto a su contenido lo antes posible para que se le dé seguimiento.
- Tipos de cartas ordinarias: Es decir, una carta cuyo contenido y forma de entrega no exige la vía más rápida, sino según el orden de cumplimentación en función del cronograma de actividades.