La estructura organizacional es un diagrama que describe la cadena de mando, las relaciones de trabajo, las responsabilidades, los tramos de control y las funciones de liderazgo organizacional como marco y tareas de trabajo que se dividen, agrupan y coordinan formalmente. La estructuración organizacional muestra la línea de comando que indica el puesto de trabajo que debe ser contabilizado por cada tipo de empleado.
¿Qué es la estructura organizacional?
La estructura organizacional describe el marco y arreglo de relaciones entre funciones, secciones o cargos, también muestra la estructura y jerarquía organizacional como un contenedor para el ejercicio de la autoridad, la responsabilidad y los sistemas de reporte a los superiores y, en última instancia, brinda estabilidad y continuidad que permite que la organización sobreviva a pesar de que las personas van y vienen, así como la coordinación de las relaciones con el entorno.
La preparación de una estructuración organizacional adecuada en la gestión puede fomentar una mayor eficacia de las actividades empresariales. Con la existencia de una estructuración organizacional, la estabilidad y continuidad de la organización sobrevivirán. La estructuración organizacional sirve como herramienta para orientar hacia la eficiencia en el uso de los trabajadores y de todos los recursos necesarios para alcanzar las metas organizacionales.
Definición de estructura organizacional
Las siguientes son definiciones de estructura organizacional que se han recopilado desde distintas fuentes:
- La estructura organizacional es un marco organizacional formal dentro del cual se dividen, agrupan y coordinan las tareas laborales.
- La estructura organizacional es un diagrama que describe el tipo de organización, los departamentos organizacionales, las posiciones y tipos de autoridad de los funcionarios, los campos y las relaciones de trabajo, las líneas de mando y responsabilidad, el alcance del control y los sistemas de liderazgo organizacional.
- La estructura organizacional especifica la división del trabajo y muestra cómo varias funciones o actividades se vinculan en cierta medida, indicando también el grado de especialización de las actividades laborales.
- La estructura organizacional es una cadena de mando que se representa gráficamente mediante un organigrama.
- La estructura organizacional determina cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas laborales.
Los elementos de la estructura organizacional
La estructura organizacional tiene cuatro elementos principales, los elementos de la estructura organizacional son:
Especialización de actividades
La especialización de actividades se refiere a la especialización de tareas individuales y grupos de trabajo dentro de la organización (división del trabajo) y la disposición de estas tareas en unidades de trabajo (departamentos).
En una organización la división de tareas laborales es una necesidad absoluta, sin ella la posibilidad de superposición es muy grande. La división de tareas de trabajo eventualmente producirá los departamentos más pequeños de la organización, que es la base utilizada para agrupar varios trabajos en un solo grupo.
Estandarización de actividades
La estandarización de actividades es un procedimiento utilizado por las organizaciones para asegurar la previsibilidad de sus actividades. Estandarizar significa hacer que las actividades laborales sean uniformes y consistentes con los principios laborales.
Coordinación de actividades
Coordinación de actividades, es decir, el proceso de integración de todas las actividades y funciones sub-organizacionales de varios departamentos o partes de la organización, para crear armonía en los movimientos de las unidades existentes para lograr los objetivos organizacionales de manera efectiva y eficiente.
Centralización y descentralización de la toma de decisiones
La centralización y la descentralización de la toma de decisiones se refieren a la ubicación de la autoridad para la toma de decisiones. En una estructura organizativa centralizada, las decisiones se toman a un alto nivel por los altos directivos, o incluso por una sola persona. En una estructura descentralizada, el estilo de toma de decisiones se comparte entre los subordinados de las jerarquías gerenciales medias y bajas.
Los tipos de estructuras organizacionales
Formalmente la estructura organizacional se puede clasificar en tres tipos:
Estructura organizacional basada en funciones
Este tipo de estructura organizacional combina a todas las personas involucradas en una actividad o varias actividades relacionadas en una sola parte. Por ejemplo, una organización dividida por función si tiene departamentos separados de producción, marketing y ventas.
Las ventajas de una estructura organizativa basada en funciones son:
- Adecuado para entornos estables.
- Apoyar el desarrollo de habilidades.
- Dar oportunidades a los especialistas.
- Requiere sólo una coordinación mínima.
- Requiere solo requisitos interpersonales menores.
Las debilidades en la estructura organizacional en función de la función son:
- En organizaciones grandes, las respuestas son más lentas de recibir.
- Provoca congestión debido a la ejecución de tareas secuenciales.
- No estimula la innovación, perspectiva estrecha.
- Puede causar conflicto sobre la prioridad del producto.
- No apoya el desarrollo de gerentes generales.
- Manejar un sentido de responsabilidad por el buen funcionamiento del trabajo en su conjunto.
Estructura organizacional basada en producto/mercado
La estructura organizacional basada en productos es una estructura organizacional que reúne en una unidad de trabajo a todos los involucrados en la producción y comercialización de un producto o grupo de productos que están relacionados con ciertos tipos de clientes.
Las ventajas de una estructura organizacional basada en producto/mercado son:
Ideal para cambios rápidos.
Permite una alta viabilidad del producto.
Permite la concentración total en las tareas.
Claridad de responsabilidades.
Permite el procesamiento paralelo de múltiples tareas.
Facilitar la formación de los directores generales.
Las debilidades de la estructura organizativa en función del producto/mercado son:
- Provocar disputas sobre la asignación de recursos.
- No apoya la coordinación de actividades entre varias divisiones.
- Fomenta el abandono de las prioridades a largo plazo.
- Permite una disminución de la profundización de las habilidades.
- Causando conflicto entre las tareas divisionales y las prioridades de la empresa.
Estructura organizacional matricial
En la estructura organizativa matricial, hay dos tipos de estructuras que se ejecutan simultáneamente. Los departamentos funcionales permanentes tienen autoridad sobre la implementación de los estándares profesionales de su unidad, mientras que los equipos de proyecto se crean según sea necesario para llevar a cabo programas específicos. Los miembros del equipo proceden de varios departamentos funcionales e informan al director del proyecto, que es responsable del trabajo del equipo y de trabajar siempre en pro de la cohesión del grupo para conseguir los mejores resultados.
Las ventajas de la estructura organizativa matricial son:
- Da flexibilidad a la organización.
- Estimular la cooperación y la disciplina.
- Involucrar, motivar y desafiar a los empleados.
- Desarrollar las habilidades de los empleados.
- Liberar el liderazgo central y su imperativo para planificar.
- Estimular a las personas a identificarse con el producto final.
- Trasladar a los expertos al campo adecuado que los necesite.
Las debilidades de la estructura organizacional matricial son:
- El riesgo de crear sentimientos de anarquía.
- Fomentar la competencia por el poder.
- Puede generar más discusión que acción.
- Exige un alto grado de habilidad en las relaciones interpersonales.
- Su implementación cuesta mucho.
- Existe el riesgo de que varios equipos de proyecto trabajen en la misma tarea.
- Es perjudicial para la moral si el empleado tiene que ser castigado nuevamente.
Formas de estructuras organizacionales
Con base en las relaciones que existen en la organización, existen cinco formas de estructuras organizacionales y son las siguientes:
Organización lineal y centralizada
Esta forma de organización lineal apareció por primera vez en los círculos militares y es la forma de organización más antigua. Esta forma fue creada por Henry Fayol , además de que la forma de organización lineal es la forma más simple de organización.
Se denomina organización de lineal si se considera que el liderazgo superior es la única fuente de poder. Todas las disposiciones, decisiones y políticas están al mando. La autoridad de liderazgo superior se delega a las unidades debajo de ella según la línea de comando. En la forma de organización de línea/comando, se sabe que hay elementos de liderazgo y elementos de implementación.
El líder en cuestión es el único líder superior en la estructura organizativa. Por su parte, los ejecutores son personas o unidades directamente involucradas en el logro de las metas organizacionales.
Organización funcional
La organización funcional es una forma de departamentalización. Todos están involucrados en una actividad funcional, como marketing o actividades financieras, que se agrupan en una unidad.
Esta organización es una forma organizacional que se estructura en base a las funciones que se han realizado de acuerdo con los intereses de la organización. Las organizaciones funcionales tienen varias características especiales, entre ellas, la autoridad del liderazgo superior se delega a las unidades organizacionales debajo de ellos, de modo que un subordinado puede recibir órdenes de varios líderes, sin enfatizar la jerarquía estructural.
Organización lineal y personal
En organizaciones que han crecido más y más, surgirán varias dificultades para que un líder tome una decisión (toma de decisiones), de modo que el líder siente la necesidad de pedir ayuda a otras personas que se consideren capaces y expertas. Por lo tanto, se forma un equipo de asesores que es una colección de personas que son expertas en ciertos campos. La tarea del personal es asistir al liderazgo en la toma de decisiones.
Organización lineal y funcional
Una forma organizativa en la que la autoridad de la máxima dirección se delega por jefe de unidad (jefe de sección) para tomar decisiones en ciertas áreas de trabajo y luego la máxima dirección sigue delegando la autoridad a los funcionarios funcionales que llevan a cabo las áreas de trabajo operativas y los resultados. de sus funciones se entregan al anterior jefe de la unidad sin mirar escalón o nivel.
Organización lineal, personal y funcional
Esta forma organizacional combinada es básicamente una combinación de las estructuras organizacionales mencionadas anteriormente, de manera que la estructura organizacional puede ser una combinación de línea y staff, línea y funcional, funcional y staff o una combinación de las tres formas organizacionales. De modo que la forma de esta estructura organizativa combinada tendrá las ventajas y desventajas según las ventajas y desventajas de la organización formada en el marco de la fusión.
Organización del Comité
Una organización en la que cada miembro tiene la misma autoridad y liderazgo colectivo. La organización de comités prioriza el liderazgo, es decir, en esta organización existe un liderazgo colectivo del ejecutivo plural y este comité es de carácter gerencial. Los comités también pueden ser formales o informales, se pueden formar como parte de una estructura organizacional formal, con tareas y poderes especialmente asignados. Una organización en la que las tareas de liderazgo y algunas otras tareas se llevan a cabo colectivamente. La organización del comité está compuesta por:
- Comité Ejecutivo (líder del comité): Es decir, los miembros tienen autoridad de línea.
- Comité de Personal: Es decir, personas que sólo tienen autoridad de personal.
Factores que afectan la estructura organizacional
Existen varios factores que influyen en la creación de una estructura organizacional, son los siguientes:
División del trabajo
La división de puestos es el grado en que las tareas de una organización se dividen en diferentes puestos. No todos podrán realizar todas las actividades en las tareas más complejas, y nadie tendrá las habilidades necesarias para llevar a cabo las muchas tareas involucradas en un trabajo complejo.
Para llevar a cabo una tarea que requiere una serie de pasos, es necesario clasificar las partes de la tarea y distribuirlas entre varias personas, tal división especializada del trabajo permite que las personas aprendan habilidades y se conviertan en expertos en un campo particular de trabajo.
Departamentalización
La departamentalización es la actividad de agrupar puestos y especialistas debido a la división del trabajo. Por lo tanto, la departamentalización es una forma organizacional de coordinar actividades que han sido diferenciadas horizontalmente. La departamentalización es la base utilizada para agrupar una serie de trabajos en un solo grupo.
Cada organización consta de varios departamentos (divisiones de trabajo) y el número de partes de una organización depende de las necesidades de la empresa en cuestión. El principio de departamentalización consiste en agrupar las mismas actividades estrechamente relacionadas en una unidad de trabajo.
Jerarquía
La jerarquía es una línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde el nivel superior de la organización hasta el nivel más bajo y describe la relación entre el informante y el destinatario del informe. En la jerarquía hay delegación en la realización de tareas. La delegación se puede definir como otorgar autoridad/poder formal y responsabilidad para llevar a cabo ciertas actividades, es decir, los gerentes asignan autoridad a las personas que les reportan a ellos o a sus subordinados.
La delegación de autoridad por parte de los superiores a los subordinados es necesaria para que una organización funcione en detalle porque no hay un superior que pueda supervisar todas las tareas de la organización, especialmente si la organización tiene muchas y complejas actividades.
Coordinación
La coordinación es el proceso de reunir las actividades de departamentos separados para lograr los objetivos organizacionales de manera efectiva. La coordinación es el proceso de integración de objetivos y actividades en unidades separadas (departamentos o áreas funcionales) de una organización para lograr las metas organizacionales de manera eficiente. Hay dos tipos de coordinación:
- Coordinación horizontal: La coordinación se lleva a cabo entre departamentos o entre secciones que tienen el mismo nivel de actividad de autoridad para lograr los objetivos generales de la empresa.
- Coordinación vertical: Es un acto o actividad de unión, dirección, unidad de trabajo bajo su autoridad y responsabilidad.
Alcance del control
El alcance de la gestión es el número de empleados que un líder puede gestionar de manera eficiente y eficaz. El alcance del control es muy importante en las organizaciones porque el alcance del control determina la cantidad de niveles y gerentes que tiene una organización. Un lapso demasiado amplio puede dar como resultado que la atención de un gerente se disperse y que los subordinados reciban menos orientación y control.
Un rango demasiado estrecho puede resultar en que las habilidades del gerente no se utilicen por completo. Lapsos de gestión inadecuados pueden obstaculizar la productividad, la eficiencia y aumentar los costos, aunque los resultados de las investigaciones sobre este tema son inconsistentes. Las pautas para seleccionar el rango apropiado consideran factores relacionados con la situación, los subordinados y los gerentes.
Unidad de mando
En toda organización hay varios niveles de puestos. Todos ellos desempeñan el papel de líder de un grupo de otras personas. Es decir, en realidad un miembro de la organización tiene más de un jefe, por ejemplo; dirigido por un gerente que ocupa la posición de liderazgo más baja en la organización, como capataz, jefe de sección y varios otros documentos. Estos oficiales de liderazgo de nivel inferior también están dirigidos por gerentes que ocupan puestos de liderazgo más altos. Y así sucesivamente hasta el nivel de los altos cargos directivos de la organización.
En su operacionalización, la aplicación del principio de unidad de mando se suele realizar sobre la base de un enfoque de un paso hacia abajo. Es decir, un gerente da órdenes a personas de un nivel más bajo que él, quienes las pasan a niveles aún más bajos cuando es necesario. De esta forma se puede evitar la confusión, no solo al dar órdenes, sino también en términos de rendición de cuentas.
El impacto positivo de la aplicación de este principio se ve no sólo en la certeza de las órdenes recibidas por alguien, sino también en relación directa con el desarrollo de la conducta de los subordinados afectados.